Spring til indhold

VA Virtuel Assistent. Dokumentation og arbejdsbesparelse

 

Selvstændig i enkeltmandsvirksomhed

Der er ingen grund til at opfinde den dybe tallerken, hver eneste gang der skal serveres suppe.
Og der er heller ingen grund til at gøre gentagelsesarbejde til en byrde, hvis det kan undgås.
Samtidig er det vigtigt i spidsbelastninger at kunne uddelegere et arbejde, uden at dette kræver ekstra ressourcer.

Jeg har lavet en instruktion til min Virtuelle Assistent (VA), der beskriver, hvordan man kan gøre trivielle ting på sit arbejde lettere.
Instruksen betyder også, at en afløser let kan sætte sig ind i arbejdet, så man ikke behøver at bruge tid på oplæring eller overlevering.

 
Klik her for at se flere anmeldelser

Dokumentationsarbejdet består af en række dokumenter, der beskriver bestemte rutineprægede opgaver. Der vil løbende blive føjet nye dokumenter til kartoteket.
Med dokumentationen skal man ikke tænke længe og dybt over hvad der skal gøres, og man undgår fejltagelser og forglemmelser. Andre har også lettere ved at gennemskue, hvad der foregår, så uhensigtsmæssigheder kan luges væk, og kursen kan justeres.

Hvert dokument består af tre dele:
1) Først en kort beskrivelse af, hvad opgaven går ud på.
2) Dernæst en detaljeret beskrivelse af, hvordan opgaven udføres.
3) Til sidst en checkliste, der skal gennemgås, inden opgaven sættes i gang.

Jeg mener, at det er vigtigt at bruge ressourcerne fornuftigt, og at undgå for meget brandslukning i det daglige, så man har tid og kræfter til det væsentlige på sit arbejde.

Video med dokumentation af sit arbejde for at spare tid (6:29 minutter):

.
God fornøjelse med arbejdet!

.